Procesy jsou poslední dobou velmi v kurzu, ale málokdo si za nimi dokáže představit něco konkrétního. Některé mé přátelé tato terminologie dokonce děsí. To je často důvodem se procesům zcela vyhnout 🙂

Ve skutečnosti může být proces nebo procesní řízení  velmi jednoduchý seznam kroků, který vám pomůže nezapomenout. Děláte věci stejně, zapíšete si své know-know a zároveň tak můžete své “víme-jak” předat snadno dál.

S procesy jsem začal koketovat poměrně brzy po založení firmy. Předtím jsem byl na volné noze. To bylo takové punkové a dalo se to nějak zvládat. Ale jakmile založíte firmu začnou se dít věci a spousta se toho zesložití. Zvlášť když máte své znalosti sepsat a předávat dál zaměstnancům. O složitostech přechodu z volné nohy na firmu se skvěle rozepsal Honza Řezáč zde https://navolnenoze.cz/blog/agenturou/, takže se nebudu rozepisovat.

Procesy jsem měl i ve škole, ale tehdy byly pro mě trošku neuchopitelné. K tomu spousta matoucí terminologie. Začal jsem v podstatě zcela jednoduše tím, že jsem do Excelu sepsal seznam kroků těch nejdůležitějších činností, jako je tvorba webu, převzetí webu od klienta, dílčí služby jako redesign webu, optimalizace, nasazení analytiky, nebo pak třeba onboarding (cca 31 kroků!).

Fungovalo to skvěle, ale jen krátce. Jednak jsme nemohli proces jednoduše duplikovat a předat řešiteli pro další kontrolu a archivaci, ale především jsme zapomněli procesy pravidelně revidovat. Začal v tom být pěkný nepořádek a nakonec se excelovské tabulky používaly spíše výjimečně nebo vůbec.

Po delší punkové pauze, kdy jsme díky chybějícím procesům občas na něco zapomněli, například povolit indexaci webu vyhledávacím robotům. To mělo za následek, že web ve vyhledávání na Seznamu i Google prostě nebyl vidět. Rozhodli jsme se tedy, že tohle musíme jednou provždy vyřešit.

Přišel čas na průzkum nástrojů. Bohužel jsem šel tou složitější cestou (přitom jsem měl jednoduchý checklist v Excelu) a začal zkoušet nástroje, o kterých jsem letmo slyšel ve škole. Nicméně ty jsou určeny především pro designování procesů ve velkých firmách. Pro malé agentury, jako jsme my, jsou zcela nepoužitelné, drahé a neskutečně komplexní. Ztratil jsem zkoušením nástrojů jako ProcessMaker, Kissflow, Casual, Process.st spousty času, ale žádný mi nevyhovoval.

Čistě náhodou jsem se dozvěděl o Procesoidu, který jsem rovněž zkusil. Přiznám se ale, že napoprvé mě strohý design moc neoslovil. A z předchozích testů jsem byl natolik zklamaný a frustrovaný, že jsem neměl čas ani náladu, se v tom nějak moc štourat. Tak jsem jej taky zavrhnul.

Vyšlo to až na podruhé, kdy mi Pavel Minář spousty věcí, i s příklady, vysvětlil přes Skype. Začali jsme tedy přepisovat naše Excel tabulky do Procesoidu.

Používání je přímočaré a snadné. Založíte účet https://procesoid.com/cesko/, pozvete kolegy a začnete designovat první proces. Jakmile máte hotovo, můžete hned vytvořit instanci, kterou pošlete kolegovi, který má podle procesu postupovat. Jakmile všechny kroky procesu splníte, instanci uzavřete a máte to za sebou. Jak to vypadá, například na blogu Procesoidu v článku https://procesoid.com/blog/process-does-not-have-to-be-just-a-simple-checklist/

Naše zkušenosti

Designovat proces, který znáte za ty roky i pozpátku, je otázka pár minut. Killer feature Procesoidu je hromadné zadávání kroků. Jednoduše zkopírujete celý sloupec například z Google tabulky a vložíte do jednoho pole. A máte hotovo!

Zásadní otázka je, jak moc chcete být podrobní?  Chcete psát do procesu každou maličkost nebo jen ty nejdůležitější kroky? Odpověď záleží na tom, kdo bude proces reálně používat. Zpětnou vazbu nakonec stejně dostanete, nebo se na ni zeptáte při revizi procesů (což by měl být taky proces).

Instanci vytvoříte rovněž snadno. Trošku neintuitivní může být práce s instancí ve více lidech. Například onboarding máme na starosti dva, a každý má v procesu svou část. Tady je dobré využít notifikací a přehodit zodpovědnost za proces na toho dalšího (samozřejmě tehdy, když máte svou část hotovou). Krásně vám to ukáže Pavel Minář na Skype.

Časem jsme taky narazili na drobné duplikace některých sekcí. Spousty procesů se nám navzájem kryje. Docela by se nám hodilo, mít možnost poskládat proces z jiných procesů, které by sloužily jako šablony. Tzn. kdybych změnil šablonu, změnily by se design všech procesů, které ji používají.

Velmi se mi líbí možnost přidat u kroku poznámku, kterou využíváme tak, že tam píšeme, proč jsme nějaký krok neprovedli (např. již je hotov, nebo pro tento projekt není potřeba).

Nejvýrazněji ocení zavedení procesů nováčci v týmu. Od nich máme na procesy skvělé reakce.

Další výrazné plus má hromadná úprava instancí. Představte si, že máme nasadit 5 hotových webů, což znamená, že máme vytvořených 5 instancí procesu Spusť web na produkci, přičemž každou instanci má jiný kolega. Hromadným zobrazením všech instancí uvidíte najednou vedle sebe v jaké fázi Spuštění webu je.

Příklad:

Obroskou výhodou je jednoduchost Procesoidu. Je to výhoda především v tom, že vás jako designéra procesu to nutí přemýšlet jednoduše. Příliš složitý proces vás donutí k úvahám, zda jej nelze zjednodušit. Případně zda jej nelze rozdělit na dva, případně jeden proces rozdělit mezi dva spolupracovníky. Tady je velmi důležité mít proces, kterým pravidelně revidujete všechny procesy. Každý okruh by mě mít svého procesního manažera, který je za efektivitu procesu zodpovědný. Jinak se stane, že procesy přestanou odpovídat realitě a první nováček, který dostane první instanci procesu bude velmi frustrovaný a začnou vznikat chyby.

Pokud chcete s procesy začít nebo již nějaké máte, stejně jako jsme měli my, například v Excelovské tabulce, je nejvyšší čas zkusit Procesoid. Za měsíc zkoušení budete jistě vědět, zda to má, nebo naopak nemá smysl. Velmi ochotně vám poradí Pavel Minář a spousty rad se dozvíte nejen na blogu https://procesoid.com/blog/ ale i na Facebooku https://www.facebook.com/procesoid

Malým firmám, nebo volnonožcům umí Procesoid výrazně ulehčit život. My jsme si ujasnili postupy, umíme je zlepšovat, dále předat, snížili jsme chybovost a zefektivnili zaučení nováčků. A ve výsledku jsme tím zlepšili služby vůči klientům.

Bonus na závěr

Pokud do vzkazu v přihlášce napíšete kód SCHEEMA, dostáváte slevu 10 % na 1. rok.

Kód platí jen do konce měsíce října. Takže spěchejte. Za vyzkoušení nic nedáte.